آماده باش، آماده باش، آماده باش

آماده باش، آماده باش، آماده باش

نویسنده: ویلیام یوری

یکبار من از لرد کارادون، دیپلمات انگلیسی پرسیدم که مهم ترین درسی که در طول خدمت طولانی اش در دولت فرا گرفته است چیست؟
او پاسخ داد: «مهم ترین درسی که من یاد گرفتم برمی گردد به آغاز خدمتم به عنوان دستیار یک کارمند اداری در خاورمیانه.» مافوق من هر روز از یک روستا بازدید می كرد که در آنجا اختلافات زیادی بود و مشکلات مهمی گریبانگیرشان شده بود. به محض اینکه او می رسید مردم گرد او جمع می شدند، معرکه ای بالامی گرفت و هرکس خواسته ای را مطرح می كرد و با قهوه از او پذیرایی می کردند. این جریان تا غروب آفتاب ادامه داشت. در بین این آشوب و غوغا او به راحتی می توانست اهداف اولیه خود را فراموش کند، اما این اتفاق هرگز نمی افتاد. دلیلش یک عادت ساده بود.
هر روز صبح پیش از وارد شدن به روستا او ماشین جیپ خود را در کناری نگه می داشت و از من می پرسید: «امشب با چه هدفی می خواهیم از این روستا خارج شویم؟» من و او به این پرسش پاسخ می دادیم و سپس وارد آن ده می شدیم. شب هم که برمی گشتیم، او جیپ را در کنار جاده نگه می داشت و می پرسید: «خوب آیا ما به آن رسیدیم؟ آیا ما توانستیم به اهداف خود دست یابیم؟» این عادت ساده ارزشمندترین درسی بود که کارادون یاد گرفته بود: قبل ازهر جلسه ای، آماده باش.
بعد از هر جلسه ای پیشرفت خود را ارزیابی کنید، استراتژی خود را تطبیق دهید و دوباره آماده شوید. راز یک مذاکره موفق به این سادگی است: آماده باش،آماده باش، آماده باش.
برنده و بازنده خیلی از مذاکرات، پیش از آغاز گفت وگوها بر حسب میزان آمادگی قبلی طرفین قابل پیش بینی است. آنهایی که فکر می کنند هنگام شروع مذاکرات می توانند «یک جوری» قضیه را به نفع خودشان تمام کنند و بدون آمادگی قبلی وارد مذاکره می شوند سخت در اشتباهند. حتی اگر به توافقی هم برسند امکان دارد فرصت های گوناگونی را که برای طرفین مذاکره وجود داشت را از دست داده باشند.
هیچ چیزی جای یک آمادگی موثر را نمی گیرد. هر چه مذاکره سخت تر باشد نیاز به آمادگی بیشتری دارد. هنگامی که صحبت از آماده شدن پیش می آید اغلب افراد امتناع می کنند و بهانه شان این است که «ما که اینقدر وقت نداریم که خود را آماده کنیم.» وقتی که برای آماده شدن لازم است، همیشه در انتهای لیست کارهای ضروری بیشتر افراد قرار می گیرد.
حقیقت این است که شما نمی توانید هزینه آماده نشدن را بپردازید. باید حتما برای آماده شدن وقت بگذارید حتی اگر این وقت به معنای کوتاه تر کردن زمان خود مذاکره باشد. زمانی که افراد به جای تلف کردن وقت خود در جلسات وقت خود را برای آماده شدن سپری می کنند، مذاکرات هم خیلی کارآمدتر پیش می رود. اینکه اکثر ما دارای محدودیت شدید زمانی هستیم کاملادرست است. لذا برای سهولت بیشتر یک چارت آمادگی برای شما طراحی شده است. تمام این مرحله را می توان در پانزده دقیقه پشت سر گذاشت. به عنوان یک قانون کلی شما باید برای دقیقه به دقیقه مذاکره با طرف مقابل آماده شوید.
چگونه باید آماده شوید؟ زمانی که شما برای یک مذاکره آماده می شوید، انگار که به یک سفر می روید. پیش از سفر باید نقشه راه را تهیه کرد و مسیر درست را انتخاب نمود.

تعیین مسیر رسیدن به توافق
در راه رسیدن به یک توافق رضایت بخش برای طرفین مذاکره پنج ایستگاه مهم قرار دارد: تبیین منافع، ارائه گزینه های مختلف برای تامین آن منافع، تعیین استانداردهایی برای حل منصفانه اختلافات، تعیین جایگزین های مذاکره و ارائه پیشنهادهایی برای توافق نهایی.
1) منافع: منافع شما شامل تمام انگیزه های مادی و غیرمادی می شود که شمارا به اتخاذ موضع تان هدایت می کند-خواسته های شما، ترس ها و وحشت های شما و همین طور امید و آرزوهای شما. پیش از رسیدن به توافقی که رضایت هر دو طرف را تامین کنید، باید از منافع هر دو طرف سر در بیاورید.
* از منافع خود سر دربیاورید. اگر شما ندانید به کجا می روید خیلی بعید است که به آنجا برسید.
در مذاکره با یک مشتری اولویت بندی منافع نیز بسیار مهم است. چرا که در غیر این صورت مانند بسیاری از موارد ممکن است خواسته ای بسیار مهم را با یک خواسته کم اهمیت تر عوض کنید.
* از منافع طرف مقابل سر درآورید. مذاکره یک خیابان دوطرفه است. شما معمولانمی توانید بدون تامین منافع طرف مقابل منافع خود را تامین کنید. لذا درک منافع طرف مقابل به اندازه شناسایی منافع خودی اهمیت دارد.
به یاد دارم زمانی که عمویم مل برای شرکت در مراسم بیست و پنجمین سال فارغ التحصیلی اش به دانشگاه هاروارد آمده بود، به دفتر من هم در دانشکده حقوق هاروارد سری زد تا مرا ببیند. حین صحبت مرا کنار کشید و گفت: می دانی بیل، بیست و پنج سال طول کشید تا آن چیزی را که در دانشکده حقوق هاروارد یاد گرفته بودم از یاد ببرم. آنچه در دانشکده حقوق هاروارد یاد گرفته بودم این بود که آنچه در زندگی اهمیت دارد واقعیت ها هستند اینکه حق با چه کسی است و چه کسی اشتباه می گوید.
بیست وپنج سال طول کشید تا بفهمم آنچه به اندازه واقعیت ها اهمیت دارد و شاید هم اهمیتش بیشتر هم باشد، تلقی مردم از واقعیت ها است. اگر متوجه دیدگاه آنها نباشی، هیچ وقت نمی توانی در رسیدن به توافق یا حل مناقشات با آنها کارساز باشی.
مهم ترین مهارت در مذاکره، توانایی خود را در جای طرف مقابل قرار دادن است. اگر می خواهید طرز تفکر آنها را تغییر دهید، باید ابتدا با بنیان تفکر آنها آشنا شوید. تصور کنید که اگر جای آنها بودید چه چیزهایی برای شما اهمیت داشت. اگر وقت دارید با افرادی که آنها را می شناسند صحبت کنید مانند دوستانشان، آشنایانشان، مشتری های آنها و همین طور کارمندانشان. هر چه در مورد طرف مقابل بیشتر بدانید، شانس شما در نفوذ موفق در طرف مقابل بالاتر می رود. در بخش بعد، 4 ایستگاه دیگر را در راه رسیدن به توافقی دو جانبه توصیف خواهیم کرد.