افزایش بهره‌وری
دوره MBA و DBA
نویسنده: جیمز کلر
شما بایدیک آغازگر یا پیشگام باشید. اغلب کارآفرینان و مدیران کارآفرین را می‌توان شروع‌کننده یک کسب‌و‌کار نو دانست. کارآفرینان همواره ایده‌ها، پروژه‌ها و شغل‌های نو تولید می‌کنند. البته مساله را باید طور دیگری نیز نگاه کرد:
سلیم خلیلی مدرس و مشاور حوزه کسب و کار و برگزار کننده دوره های MBA و DBA با مجوز وزارت علوم و همکاری دانشگاه های داخلی و خارجی، این مطلب را برای شما انتخاب کرده است
شما به آغاز کاری جدید علاقه‌مند می‌شوید، ایده‌هایتان را پرورش می‌دهید و جذب کار مزبور می‌شوید، اما اتفاقی می‌افتد که شما را از به پایان رساندن پروژه‌های جاری‌تان بازمی‌دارد. گهگاه پیش می‌آید که، بی‌آنکه بدانیم، چهار پنج پروژه باز و نیمه‌تمام روی میز کارمان قرار دارند. مدیران اغلب ترجیح می‌دهند تا، به جای خاتمه‌دادن به هر کدام از پروژه‌های نیمه‌کاره، چند ساعتی را به هر یک از آنها اختصاص دهند: یک ساعت به پروژه اول، چند ساعت برای پروژه بعدی و همین‌طور الی آخر، اما این دسته از مدیران در پایان یک روز کاری تنها با چهار پنج پروژه و ایده نیمه‌کاره و نیمه‌تمام مواجه می‌شوند که تنها بخشی از هر کدام پیش رفته است. به نظر می‌رسد با این شیوه از کار هرگز نمی‌توان هیچ پروژه‌ای را به موقع به پایان رساند و همواره برخی پروژه‌ها ناتمام می‌مانند یا ناتمام رها می‌شوند. تمام این نکات ما را به مساله مهم بهره‌وری، یا همان قابلیت تولید، نزدیک می‌کنند. تعداد ساعت‌های کاری شما ربط چندانی به قابلیت تولید و حتی بازدهی شما ندارد. مساله مهم تنها بر سر آغاز کردن و به پایان رساندن پروژه‌ها است. به عبارت بهتر، مساله بر سر مدیریت بر چندین و چند پروژه کلان نیست؛ بلکه برعکس، مساله بر سر وفور پروژه‌های نیمه‌تمام و چگونگی خلاص‌شدن از دست آنها است. اما برای اینکه بهره‌وری را در سطح پروژه‌ها و اجرای ایده‌ها افزایش دهیم، چه باید بکنیم؟ اگر هر روز بتوانید در ابتدا مهم‌ترین پروژه را در دست بگیرید و همان پروژه را تا انتهایش پیش ببرید، آنگاه هر روز توانسته‌اید تا یک پروژه را به طور موفق تمام کنید یا، دست کم،آن را تا مراحل قابل قبولی برسانید. این نکته بسیار منطقی و معقول است، اما مدیران به این نکته ساده و مرسوم در کسب‌و‌کار چندان توجهی ندارند؛ چراکه مساله اساسی برای بسیاری از مدیران تنها بر سر به دست گرفتن چندین و چند پروژه مهم است و نه به پایان رساندن تمام و کمال و دقیق هر پروژه مشخص. اعتبار واقعی هر شرکت در بازار را پروژه‌های موفق و تمام‌شده‌اش تضمین می‌کنند و نه چندین و چند پروژه بزرگ، اما نیمه‌کاره. البته ضرورتی ندارد که همه وظایف و مسوولیت‌هایتان را برای هر روز کاری اولویت‌بندی کنید. مساله بر سر اتمام مهم‌ترین پروژه و آغاز جدیدترین پروژه بعدی است. حال فرض کنیم که پروژه‌های بسیار مهمی در دست دارید. اگر به پایان رساندن این پروژه‌ها از اهمیت بسیار زیادی برخوردار باشد، آنگاه باید یک جدول زمان‌بندی یا یک برنامه زمانی مشخص برای پروژه‌تان ترسیم کنید. اینجا دو نکته موازی و متناظر وجود دارند: اینکه «چه زمانی» جدول زمان‌بندی پروژه‌هایتان را مشخص می‌کنید، معادل است با اینکه «چگونه» جدول زمان‌بندی خود را آماده می‌کنید. یک مثال این نکته را روشن‌تر می‌کند: من عادت داشتم تا ده‌ها مقاله نیمه‌کاره بنویسم و همچنان صدها یادداشت نیمه‌تمام داشته باشم. این کار احساس گناه شدیدی به من می‌داد. هر بعدازظهر پشت میز کارم می‌نشستم و شروع به نوشتن می‌کردم، ایده‌های قدیمی و جدیدم را در مورد موضوعی مشخص در ذهن می‌پروراندم، بعد یکی دو پاراگراف یادداشت برمی‌داشتم و سپس با خودم می‌گفتم که بقیه نکات را بعدا اضافه خواهم کرد و مقاله را کامل‌تر خواهم نوشت، اما هرگز نتوانستم هیچ ایده‌ای را بعدا ادامه دهم و درست به همین خاطر، با انبوهی از یادداشت‌ها و ایده‌ها تنها می‌ماندم. خُب! بی‌تردید یک ایده تکامل‌یافته بسیار سودمندتر از صدها ایده نه چندان کامل است. توجه یا عدم توجه به این مساله مهم عملا به افزایش یا کاهش بهره‌وری در سطح اجرای پروژه منجر می‌شود. کمی بعد به نتایج تازه‌ای در مورد افزایش قابلیت تولید و بهره‌وری در سطح کارآفرینی دست یافتم. مثلا دریافتم که خلاقانه‌ترین زمان کاری برای من اوایل صبح است. من عملا می‌توانم با آغاز از صبح زود و بعد از هفت ساعت کار مستمر روی یک ایده یا پروژه به‌خصوص آن را در بعدازظهر به پایان برسانم. این بینش به من کمک می‌کند تا فراز و فرودهایی را بفهمم که بر بهره‌وری من و کسب‌و‌کارم تاثیر مستقیم دارند. همه مدیران و کارمندان باید به این نکته توجه کنند. هر کسی زمان و مکان خاص خودش را برای افزایش قابلیت تولیدش دارد. باید بتوانیم این زمان‌ها و مکان‌ها را بشناسیم و آنها را به کار ببندیم.
این فهم مشخص و دقیق از زمان و جدول زمان‌بندی سبب می‌شود بتوانیم هر پروژه را به درستی و با سلامت از ابتدا تا انتها پیش ببریم و توامان به افزایش بهره‌وری در فضای کاری دست یابیم. کارآفرینان همواره باید چند سوال مشخص و ثابت را از خودشان بپرسند و خود مساله بهره‌وری را بر اساس پاسخ‌هایشان بیشتر مد نظر قرار دهند: چه زمانی به بهترین شکل کار می‌کنید؟ در چه ساعتی از روز انرژی‌های خلاق شما به اوج خودشان می‌رسند؟ چه زمانی حس می‌کنید که سرشار از انرژی و انگیزه لازم برای فعالیت هستید؟ این ساعت‌های مثبت، کارآ و خلاق را به مهم‌ترین بخش کاری خود اختصاص دهید و مهم‌ترین وظیفه‌تان در قبال پروژه کنونی شرکتتان را در این ساعت به دست بگیرید. جدول «زمان‌بندی برای افزایش بهره‌وری» باید دقیقا به همین ساعت‌ها، وهله‌ها و زمان‌ها بیشترین توجه را داشته باشد. اگر کار بسیار مهمی دارید، اگر این کار مهم‌ترین وظیفه کاری شما طی یک ماه کنونی است، پس شاید باید بهترین و خلاق‌ترین بازه زمانی‌تان را به این وظیفه اختصاص دهید. البته تردیدی نیست که این نکات بسیار ساده به نظر می‌رسند؛ اما واقعا بسیاری از مدیران و کارآفرینان توجهی به این سطح مهم از کار ندارند. در واقع می‌توان به جرات گفت که اغلب اوقات این نکات هرگز رعایت نمی‌شوند.
پس اجازه ندهید چنین اتفاقات ناخوشایندی زیاد برای شما رخ دهند. بنابراین، سعی کنید، حتی از همین فردا، مهم‌ترین پروژه کاری‌تان را به دست بگیرید و آن را در بهترین زمان ممکن به انجام برسانید. می‌توان حتی مدعی شد که اگر از همین فردا نکات مذکور را رعایت کنید، روزی خواهد رسید که با کمترین پروژه‌های نیمه‌کاره و بیشترین وظایف انجام‌شده مواجه می‌شوید.
مترجم: سیمین راد
با خدمات آموزشی و مشاوره ای ما بیشتر آشنا شوید:
دوره تخصصی 2 هفته ای مهارت های کسب و کار در کشور انگلیس SLS Specialist Language Services
دوره عالی مدیریت کسب و کار DBA Doctor of Business Administration
دوره مدیریت کسب و کار MBA Master of Business Administration
ارائه خدمات مشاوره ای در دو بخش مشاوره فردی و کسب و کار
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.
