دستورالعمل حفظ تمرکز و خونسردی برای مدیران
منبع: Harvard Business Review
جان مک کفری* از مدیران ارشد یک بنگاه ارائه خدمات حرفه ای است که با هر معیاری، مدیر بسیار موفقی است. از نظر مالی در وضعیت بسیار خوبی است، در زندگی خانوادگی اش بسیار خوشبخت بوده و دارای چندین فرزند است، در انجمن های مذهبی بسیار فعال است و بسیار باهوش، اهل مطالعه، معقول و دوست داشتنی است. او از آن نوع افرادی است که هر کسی از مصاحبت با او در یک میهمانی شام لذت خواهد برد.
اما چند روز پیش او در حالت عصبانیت گوشی تلفن را طوری پرتاب کرد که نزدیک بود به یک نفر برخورد کند.
او به من گفت: «من چنین آدمی نیستم» و من هم از صحت آن اطمینان داشتم. من او را به خوبی می شناختم و قبل از آن هیچ وقت او را با این طرز برخورد ندیده بودم.
درست است که پرت کردن تلفن یک کار تقریبا غیر عادی است، اما اگر کمی بیشتر در دور و برمان دقیق شویم می بینیم که جان تنها فردی نیست که کار غیر عادی انجام می دهد. برای مثال جین پنلتون یک رهبر بسیار موفق دیگر در یک شرکت بزرگ است؛ کسی که من او را بسیار دوست داشته و احترام زیادی برایش قائل هستم. او تازگی ها بازخوردهایی دریافت می کند که دلالت بر این دارد که او فردی بسیار بی ادب، درشت گو، بی میل به ارتباط برقرار کردن با دیگران و خشن است. وقتی در مورد این موضوع با او صحبت کردم او هم همان پاسخ را به من داد: «من چنین آدمی نیستم.»
تا حدود زیادی حق با جان و جین است. آنها آن چنان آدم هایی نیستند یا به عبارت دیگر، این طرز برخورد ها به طور حتم رفتار دلخواه و باب میل آنها نیست، اما گاهی اوقات که اوضاع بر وفق مراد آنها نیست، آنها چنین رفتاری را از خودشان بروز می دهند.
با اینکه بسیاری از ما در مقابل وسوسه پرت کردن تلفن مقاومت خواهیم کرد، اما هنوز هم بعضی از ما خیلی زودتر از آنچه که انتظار می رود از کوره در می رویم. امروز صبح، من سر بچه هایم به خاطر اینکه سر میز صبحانه با همدیگر دعوا می کردند، داد زدم و کمی بعد، وقتی که در حال صحبت با نماینده یک بنگاه بزرگ بودم، بعد از حدودا 45 دقیقه صحبت وقتی که به هیچ نتیجه ای نرسیدم، دوباره کنترل خودم را از دست دادم.
تنها مشکل ما خشم و عصبانیت نیست. برخی از رفتارهای ما باعث می شود که مردم را از خودمان برانیم. گاهی اوقات ما جواب تلفن های دریافتی را نمی دهیم. وقتی افراد مطلب مهمی را با ما در میان می گذارند ما هیچ توجهی به آنها نمی کنیم. بیشتر ما در برخی شرایط طوری رفتار می کنیم که اصلادر شان ما نیست و ما اصلاآن نوع رفتار را تایید نمی کنیم.
فکر می کنم من سبب رفتار ناهنجار خودمان را در برخی شرایط ویژه فهمیده باشم، این رفتارهای ما ناشی از غرق شدن در اندیشه های خودمان است.
ما خیلی کار برای انجام داریم، اما از طرف دیگر زمان لازم برای انجام دادن آنها را نداریم و این امر منجر به دو مشکل اساسی می شود:
1 – کارهایمان به نتیجه مطلوب نمی رسد. جواب ایمیل هایمان را نمی دهیم. جواب تلفن های دریافتی را نمی دهیم بیشتر مواقع به حرف های طرف مقابلمان گوش نمی دهیم. و این کار ما یک نوع توهین و بی احترامی به طرف مقابل به شمار می آید.
2 – ما به طور دائمی در یک حالت نارضایتی زندگی می کنیم. احساس بیهودگی و بی کفایتی می کنیم و از آنرو باعث ناامیدی خودمان می شویم.
در هر دو زمینه ما خیلی زود عصبانی می شویم. هیچ چیزی ناامید کننده تر از این نیست که قصد و نیت شما در همه زمینه ها خوب باشد، اما نتوانید زندگی خود را برحسب آنها پیش ببرید. درست مانند کودکی که باعث ریخته شدن چیزی می شود و سپس زیر گریه می زند و می گوید: «نمی خواستم این طوری بشود.» هیچ کدام از کارهای اشتباه ما از روی بدجنسی نیست، اما ما در مقابل هر چیزی که سرعت ما را در پیشبرد کارها کم می کند از کوره در می رویم یا در برابر خواسته هایی که قادر به انجام آنها نیستیم کنترل خودمان را از دست می دهیم و عصبانیت مان را به خاطر بی کفایتی خودمان سر دیگران خالی می کنیم.
من از دست نماینده آن بنگاه بزرگ به خاطر تلف کردن 45 دقیقه ام عصبانی نبودم، بلکه از دست خودم به خاطر اینکه به مدت طولانی روی خط مانده بودم عصبانی بودم. همچنین، من از دست فرزندانم به خاطر دعوا کردن با یکدیگر خیلی عصبانی نبودم، بلکه بیشتر عصبانیت من به خاطر غرق شدن در پختن کلوچه و پن کیک و همچنین چیدن میز صبحانه و درست کردن آب پرتقال و به طور کلی آماده سازی یک صبحانه اساسی بود، اما از آنجایی که من بیش از اندازه خودم را برای درست کردن صبحانه درگیر کرده بودم باعث خرابی آن شدم.
زمان بندی مناسب، انجام دادن کارهای کمتر و مقاومت در برابر وسوسه انجام همزمان چندین کار همگی راه حل های خوب، مهم و دراز مدتی هستند، اما ما به چیزی فراتر از اینها نیاز داریم. ما به یک برنامه ریزی با نظم و انضباط نیاز داریم تا به ما کمک کند که در طول روز روی اهدافمان متمرکز بمانیم. ما به چیزی نیاز داریم که مرتب به ما یادآوری کند ما که هستیم و می خواهیم چه کسی باشیم.
این یادآوری کننده برای من می تواند صدای زنگ ساعتی باشد که خودم آن را کوک کرده ام. من این پیشنهاد را به شما نیز می دهم، شما نیز می توانید ساعت، تلفن یا یک کامپیوتر را طوری تنظیم کنید که هر ساعت زنگ بزند و بعد از صدای هر زنگ یک زمان یک دقیقه ای به خودتان بدهید تا از خود بپرسید که آیا من در طول یک ساعت گذشته بازدهی لازم را داشته ام یا نه. سپس در طول آن وقفه ها برای یک ساعت آینده برای خودتان تعهداتی تعریف کنید. این می تواند راه حلی باشد برای متمرکز نگهداشتن شما روی کاری که در حال انجام آن هستید.
برای استفاده از آن یک دقیقه راه دیگری هم وجود دارد. بعد از کشیدن یک نفس عمیق از خودتان بپرسید آیا شما در طول یک ساعت گذشته همان فردی بودید که دوست داشتید باشید یا نه؟ سپس در طول آن وقفه با خودتان تجدید عهد کنید نه فقط برای اینکه چه کاری قرار است انجام دهید، بلکه برای اینکه قرار است در طول یک ساعت آینده چگونه فردی باشید. این راه حلی است که به شما کمک خواهد کرد تا برای خودتان و دیگران قابل پیش بینی باشید.
اگر ما قصد بازگشت به لحظات قبل را داشته باشیم نیاز به وقفه های منظم داریم. زمانی که من سر فرزندانم داد زدم بلافاصله پشیمان شدم و این پشیمانی در رفتار متناقض من وقفه ایجاد کرد. آن وقفه درست همان چیزی بود که من نیاز داشتم تا به من یادآوری کند که من از آن نوع پدرها نیستم. هرکاری که در حال انجام آن بودم را متوقف کردم، نشستم و آنها را در بغل گرفتم و به خاطر اینکه صدایم را بالابرده بودم معذرت خواستم.
اگر آن وقفه به جای داد زدن من سر فرزندانم صدای زنگ ساعت بود بهتر نمی شد؟ و اگر صدای زنگ قبل از اینکه من عصبانی بشوم بلند می شد بهتر نبود؟
اما به احتمال زیاد صدای زنگ شما بیشتر مواقع به موقع نخواهد بود. چه تعدادی از ما درست سر ساعت از کوره در می رویم؟
اهمیتی ندارد. از کوره در رفتن و تبدیل به شخصی غیر از خودتان شدن، همیشه اتفاق می افتد. این اتفاق به طور کلی درطول ساعت های مختلف می افتد. آن یادآوری کننده هر یک ساعت یک بار، آن نفس عمیق، آن سوال در مورد اینکه چگونه شخصی دوست داریم باشیم، شما را در نقشی که برای خود تعریف کرده اید پایدار و باثبات نگه می دارد.
از خودتان بپرسید آیا دوست دارید کارهای زیادی انجام دهید یا روی چیزهای اشتباه متمرکز بمانید. به عبارت دیگر، منبعی که شما را بی ثبات می کند مختل کنید و احساس بیش از اندازه غرق شدن در کارهایتان را کاهش دهید. نه تنها با کارهایی که در حال انجام آنها هستید، بلکه با نتایجی که سعی در به بدست آوردن آنها دارید ارتباط مجدد برقرار کنید. در این حالت شما با نشان دادن عکس العمل های کمتر نتایج بهتری بدست خواهید آورد.وقتی که جان تلفن را پرتاب کرد بلافاصله پشیمان شد و هنوز هم در حال تلاش برای جبران عواقب آن است، زیرا متاسفانه زمانی كه یک کار خشونت آمیز ناهنجار از ما سرمی زند به سرعت تبدیل به داستانی می شود که هنجار جدیدی را تعریف می کند.
یک راه برای عوض کردن آن داستان وجود دارد، اما این راه مهیج و نمایشی نیست، بلکه سنجیده شده و باثبات و زمان بر است.
ما نیاز داریم که مرتب به خودمان یادآوری کنیم که چه کسی هستیم و در چه جایگاهی قرار داریم، سپس رفتار خودمان را براساس آن جایگاه طوری تعریف کنیم که در هر لحظه از زمان، بدون تناقض و قابل پیش بینی باشیم.
* اسم ها و برخی جزئیات به دلیل حفاظت از حریم خصوصی افراد عوض شده است.
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.
