شش مرحله اساسی در مذاكره
مرحله اول – شناخت یكدیگر: مذاكره مانند هر وضعیت اجتماعی دیگری كه هدف معامله در آن وجود دارد، وقتی كه دو طرف برای شناخت یكدیگر كمی وقت صرف كنند، مذاكره آرام پیش می‌رود.
ارزیابی كسانی كه درگیر مذاكره هستند قبل از شروع مذاكره مفید است. شناخت سوابق فردی برای تعیین حدود اهمیت مسائل و در جهت مهارت لازم، رهنمودی عالی برای موضوع مورد بحث فراهم می‌كند. همین كه جریان مذاكره شروع می‌شود باید ببینید، بشنوید و بیاموزید. یك قاعده كلی این است كه چانه‌زنی را به صورت دوستانه ادامه دهید و در عین جدی بودن،
خونسرد باشید.
مرحله دوم – بیان اهداف: بعد از شناخت و معرفی مذاكره معمولا نوبت به بیان كلی اهداف دو طرف می‌رسد. در این زمان مسائلی اصلی ممكن است مطرح نشوند؛ زیرا هر طرف تازه درصد كشف نیازهای طرف دیگر است. فردی كه سر صحبت را باز كرده است باید منتظر دریافت بازخور از طرف مقابل باشد و كسب اطلاع كند كه آیا هر دو اهداف مشابه دارند. اگر اختلافی در اهداف وجود داشته باشد اكنون زمان آن است كه آگاهی حاصل شود. معمولا خوب است كه اولین جمله، مثبت و حاكی از توافق باشد.
مرحله سوم – شروع مذاكره: بعضی از مذاكرات پیچیده‌اند و مسائل زیادی را در برمی‌گیرند كه باید حل شوند و بعضی مشكلات كمتری دارند، همچنین ممكن است پیچیدگی مسائل با هم تفاوت‌هایی داشته باشد تا زمانی كه هر دو طرف مسائل خودشان را ارائه نكرده‌اند، هیچ كس نمی‌تواند جهت مذاكره را پیش‌بینی كند. ممكن است نیازهای نهایی در میان باشد كه هیچ طرفی ابراز نكرده است، لكن هم چنانچه مذاكره پیش می‌رود آن نیازها آشكار می‌شوند. مسائل اغلب به صورت یك مجموعه هستند؛ بنابراین را‌ه‌حل یكی به راه حل دیگری وابسته است.
به عنوان مثال، من با این پیشنهاد موافقم به شرط اینكه شرایط كار را شما فراهم كنید. یك مذاكره‌كننده مجرب قبل از شروع مذاكره مسائل را دقیقا بررسی می‌كند تا بر او روشن شود كه آیا بهتر است مسائل را به طور یكجا یا جداگانه در نظر گیرد.
بعد از اینكه مذاكره‌كنندگان مسائل را دقیقا مرور كردند باید به یك‌یك آنها توجه كنند. آیا كار را باید با یك مساله عمده شروع كرد یا هر موضوع جزئی؟ در این مورد عقاید متفاوت است. بعضی معتقدند كه مذاكره باید با یك مساله جزئی كه حل آن بالقوه ساده است شروع شود، زیرا فضا را به نحو مطلوب برای توافق بیشتری آماده می‌كند. عده‌ای دیگر تصور می‌كنند كه بهتر است شروع مذاكره با یك مساله عمده باشد؛ زیرا چنانچه آن مساله به طور رضایت‌بخش حل شود، بقیه اهمیتی ندارند.
مرحله چهارم – بروز اختلاف‌نظر، تعارض و برخورد: بعد از اینكه مسائل مشخص شدند غالبا اختلاف‌نظر و تعارض و برخورد پیش می‌آید. این امر طبیعی است، زیرا می‌دانند كه در همین مرحله بده-بستان است كه معامله سر می‌گیرد. اختلاف‌نظر و تعارض و برخورد اگر به طور شایسته حل و فصل شود در نهایت مذاكره‌كنندگان را به یكدیگر نزدیك می‌كند؛ ولی اگر خوب رفع و رجوع نشود، اختلافات را بیشتر می‌كند.
این رویارویی (دو طرف مذاكره) ممكن است باعث فشار عصبی شود؛ بنابراین تحت این شرایط، تعارض و برخورد یك آزمون قدرت نیست، بلكه فرصتی است برای معلوم كردن نیازهای انسان‌ها، اگر این امر خوب درك شود به توافق و مصالحه می‌انجامد.
مرحله پنجم – ارزیابی مجدد و مصالحه: سرانجام كار به جایی می‌رسد كه معمولا گرایش به مصالحه و بیانی كه این گرایش را منعكس می‌سازد، اغلب با كلماتی ابراز می‌شود مانند تصور كنید كه….؟ چه می‌شود…؟ شما درباره آن چه نظری دارید…؟ وقتی این اظهارات آغاز می‌شود طرف دیگر مذاكره باید دقیقا گوش بدهد تا ببیند آیا برای مصالحه پیشنهادی می‌شود یا نه و پاسخ باید به طور دقیق بیان شود. وقتی درخواست شود كه به پیشنهاد جواب بدهید بهتر است كه پیشنهادات را دوباره تكرار كنید. این پاسخ سه مزیت دارد؛
1- پیشنهاد ممكن است تقلیل یابد، زیرا احتمال دارد طرف مقابل خیال كند كه سخن شما حاكی از پاسخ منفی است.
2- طرف مقابل ممكن است سعی كند كه پیشنهاد را توجیه كند و این كار فرصتی برای چانه زدن بیشتر به وجود می‌آورد.
3- تكرار پیشنهاد به شما فرصتی می‌دهد تا درباره پیشنهاد متقابل فكر كنید.
مرحله ششم – توافق اصولی با مصالحه: وقتی توافق حاصل شد باید به تایید برسد، به این معنی كه آنچه به طور شفاهی توافق شده است به صورت نوشته درآید. این كار باید در حالی انجام شود كه دو طرف حضور دارند، زیرا می‌توانند درباره عبارات متن قرارداد توافق كنند. چنین اقدامی خطر سوء‌تفاهم بعدی را كاهش می‌دهد. از آنجا كه توافق هدف نهایی هر مذاكره است، باید اول حدود اختیارات طرف معلوم شود. به عنوان مثال، برخی از مدیران برای پی بردن به نظر شما ابتدا مذاكره می‌كنند و سپس اطلاع می‌دهند كه اختیار ندارند پیشنهاد شما را قبول كنند، سپس ظاهرا به شخص دیگری كه شما او را نمی‌بینید مراجعه می‌كنند كه توافق اولیه را رد كند تا موضوع با شرایط بهتری انجام شود.
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.
