روش‌های افزایش تمرکز و بهره‌وری
مغزهای ما حضور در عصر اینترنت را همچون حضور کودکی پنج ساله در یک شیرینی‌فروشی درک می‌کنند، اما در حالی که این کودک در پی هزاران اتفاق خوشایند در شیرینی‌فروشی می‌گردد، توجه چندانی به اهداف عمده و حیاتی ندارد. گاهی اوقات نیاز داریم تا مغزمان بپذیرد که نمی‌تواند به هر آنچه دوست دارد، دست یابد. مغز ما نیازمند تمرکز پایدار و ساختار مناسب است.
در اینجا به چند شیوه‌ای می‌پردازیم که از طریق آنها بتوانید بهره‌وری، قابلیت تولید و تمرکز خود را حین کار افزایش دهید و توامان مانع از آن شوید که مغزتان سرگرم بازیگوشی و شیطنت در فضای کسب‌و‌کار شود.
سلیم خلیلی مدرس و مشاور حوزه کسب و کار و برگزار کننده دوره های MBA و DBA با مجوز وزارت علوم و همکاری دانشگاه های داخلی و خارجی، این مطلب را برای شما انتخاب کرده است
۱٫ از اینترنت فاصله بگیرید. انقطاع حین کار ضروری است. فاصله از اینترنت گاهی واجد اهمیت بسیار زیاد است؛ اما گاهی هم پیش می‌آید که دوری بیش از اندازه از اینترنت باعث دور شدن از جریان امور و اوضاع بازار شود. نکته مهم اینجا است که حتی یک وب‌گردی ساده در اینترنت نیز می‌تواند به راحتی شما را از شرایط کاریتان دور کند و آغاز دوباره روندهای کاری را با دشواری‌های زیادی همراه سازد.
برای عده‌ای از ما که اعتقاد چندانی به جذابیت‌های اینترنتی، استفاده از یک نرم‌افزار محدودکننده اینترنت می‌تواند در موارد
بسیار زیادی سازنده و کارآ باشد. این نرم‌افزار می‌تواند دسترسیِ شما به اینترنت را محدود به برخی وهله‌های زمانی مشخص کند و عملا سبب شود تا کمتر وقت خود را با جست‌وجو در اینترنت تلف کنید.
۲٫ وابستگی به تلفن را کنار بگذارید. تلفن‌ها مدام به مغزهای شما هجوم می‌آورند. هر زنگ تلفن، مثل قرص دوپامین، شما را از تحرک می‌اندازد و سبب کم‌کاری می‌شود. بله، می‌دانیم که تلفن‌های جدید بسیار به درد امور اقتصادی می‌خورند و امکان‌های جدیدی را برای ما باز کرده‌اند، اما وقتی بیش از اندازه با تلفن‌ها و تماس‌های تلفنی مشغول می‌شوید، عملا از انجام ساده‌ترین و روزمره‌ترین وظایف خود نیز بازمی‌مانید و نمی‌توانید پروژه‌هایتان را به اتمام برسانید.
یقینا برخی از کسب‌و‌کارها بی‌اندازه محتاج مکالمات و هماهنگی‌های تلفنی هستند، اما با این حال هیچ کسی را نمی‌شناسیم که بی‌وقفه در حال استفاده از تلفن باشد.
دست کم باید گفت تنها کسی حق استفاده بی‌وقفه و مداوم از تلفن را دارد که به همان اندازه بهره‌وری داشته باشد یا کارش واقعا با همین تماس‌های تلفنی در رابطه‌ای تنگاتنگ باشد؛ بنابراین اگر این امکان برای کسب‌و‌کار شما وجود دارد، حتی سعی کنید تا تلفن‌هایتان را در اتاق متفاوتی از اتاق کاریتان قرار دهید تا دیگر در دسترس شما نباشد.
۳٫ فهرستی تهیه کنید و بر اساس آن دست به عمل بزنید. این فهرست یکی از ساده‌ترین اموری است که هر کسی می‌تواند با استفاده از قلم و خودکار و کاغذ انجام دهد. اتفاقات مثبت زیادی رخ می‌دهند وقتی خودتان، به صورت دستی و بدون نیاز به نرم‌افزارهای کامپیوتری، اقدام به تنظیم، ترتیب، انجام و بررسی وظایف کاریتان می‌کنید. باید سعی کنید تا فهرستی از کارهای شاق و طاقت‌فرسای روزانه‌تان تهیه کنید. هیچ وظیفه‌ای را انجام ندهید مگر آنکه وظیفه قبلی را به اتمام رسانده باشید.
۴٫ قدری موسیقی بی‌کلام در فضا پخش کنید. همگان دیگر می‌دانند که موسیقی خوب می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری در هر عرصه تولیدی شود. پژوهش‌های بسیار زیادی موفق شده‌اند تا این نکته را در زمینه‌های بسیار متنوع به اثبات برسانند، اما بزرگ‌ترین مشکل را باید در موقعیتی جست‌وجو کرد که کارمندان در آن سعی می‌کنند تا به موسیقی باکلام گوش بدهند و توامان خوب کار کنند. هرگز نمی‌توان به موسیقی باکلام گوش سپرد و از آن برای فضای کاری سود برد؛ چراکه به راحتی ذهن‌تان را منحرف می‌کند و می‌تواند به جای آنکه به بهره‌وری یاری برساند، باعث تقلیل بی‌اندازه قابلیت تولید و کار شود.
پس موسیقی را نباید به دیده سیاه و سفید نگریست. نمی‌توان گفت که در شرایط کاری، موسیقی همواره خوب یا بد است. اگر مشغول خواندن یا نوشتن باشید، آنگاه موسیقیِ باکلام می‌تواند در کار شما اختلال ایجاد کند، اما موسیقی بی‌کلام سرتاسر فضای کاری شرکت را تغییر می‌دهد و توامان به افزایش بهره‌وری یاری می‌رساند.
۵٫ کسی (یا چیزی) را به عنوان مربی یا مشاور خود انتخاب کنید. اگر سخت در تلاش هستید، سعی کنید کسی را همواره در جریان امورات‌تان قرار دهید. این شخص می‌تواند یکی از همکاران یا مدیرانی باشد که با شما صمیمیت بیشتری دارد. چنین شخصی می‌تواند از بیرون به وضعیت کاری شما نگاه کند و به عنوان مربی یا مشاور یاری زیادی به شما برساند. گاهی این شخص می‌تواند یک دوست باشد. حتی می‌توان یک همکار را در نظر گرفت. ضمنا، هدف شما نیز باید واقعی و انضمامی باشد.
همه آنچه شما به آن نیاز دارید قدری نیروی خارجی است که بتواند شما را به جلو هل دهد و توامان باعث انسداد یا وقفه در کارتان نشود. حتی سعی کنید تا به کسی یا چیزی قول بدهید که فلان کار را در فلان زمان به انجام خواهید رساند. محکم قول بدهید. از آنجا که به کسی قول داده‌اید، تمام تلاش‌تان را خواهید کرد تا کار را در مناسب‌ترین زمان ممکن زیر نظر همان فرد به انجام برسانید.
۶٫ برای کار خود مهلت تعیین کنید و هرگز از مهلت تعیین‌شده تخلف نکنید. اگر برای انجام کارهایتان مهلت یا ضرب‌الاجل نداشته‌اید، اگر نتوانسته‌اید کارهایتان را حتی به موقع به انجام برسانید و همواره با
فراغ بال تا مدت‌ها مشغول کاری ثابت بوده‌اید، بهتر است اکنون با تعیین ضرب‌الاجل برای اتمام کار خود، نظم بیشتری به شرایط کاری خود ببخشید. یقینا هر کاری را که امروز تمام کنید، فردا با کوله‌باری از کارهای جدید مواجه خواهید شد، اما مساله مهم تنها بر سر همین به پایان بردن پی در پیِ وظایف است. به قول هنری رولین «چندان به کارتان فکر نکنید، چندان درباره کارتان هم صحبت نکنید، فقط کارتان را انجام دهید».
۷٫ مدیریت بر زمان را مد نظر قرار دهید. تکنیکی ایتالیایی برای کار و مدیریت بر زمان کار وجود دارد که در دهه هشتاد میلادی در اروپا باب شد. این تکنیک در ایتالیا (و حتی امروزه در جهان مدیریت) به پومودورو معروف است. با استفاده از این تکنیک می‌توانید به ابزاری جهت مدیریت بر زمان و ترکیب ابزارهای لازم برای افزایش بهره‌وری دست یابید. این تکنیک سبب می‌شود تا پیوستگی‌ها و گسستگی‌های موجود در وضعیت کاری تک‌تک کارمندان را مورد بررسی قرار دهید و وظایف آنها را مشخص کنید.
این تکنیک شما را ترغیب می‌کند تا نیازهایتان را ترسیم و مشخص کنید. با این تکنیک هر کارمند به زمان‌های کاری ۲۵ دقیقه‌ای و زمان‌های استراحت ۳ دقیقه‌ای دست می‌یابد و می‌توان در طول روز به بهترین شکل بر زمان کاری خود مدیریت و کنترل داشته باشد. این تکنیک به همگان اجازه می‌دهد تا هم در جریان مسائل کاری و امور قرار بگیرند و هم خودشان را برای روندهای بعدی کار آماده سازند.
۸٫ رشته کاریتان را قطع نکنید. جری سنفیلد با شعار «رشته کار را قطع نکنید» به شعاری محبوب و مردمی در زمینه کار
دست یافت. او اعتقاد داشت که نباید رشته کار را قطع کرد و باید هر روز گام به گام بخشی از وظایف را تا انتهای دوره کاری در همان روز به انجام رساند. گاهی نزد او هیچ روز کاریِ جدیدی نمی‌تواند شروع شود، مگر آنکه پروژه‌ای را در روزِ قبل به انجام رسانده باشید. در واقع با این تکنیک باید بتوانید برای یک روز کاریتان به طور کامل و دقیق برنامه‌ریزی کنید و وظایف هر روزتان مشخص باشد. به این ترتیب تمام تلاش شما این است که رشته‌های مداوم کارتان را قطع نکنید و بی‌وقفه از برنامه‌ای به برنامه‌ای دیگر گذر کنید. پس از مدتی خواهید توانست به رشته‌ای از کارها، برنامه‌ها، زمان‌ها، موعدها و وظایف دست یابید و به هر کدام به شیوه‌ای خاص سامان دهید.
۹٫ محیط کارتان را بهبود بخشید. کار کردن از راه دور یکی از اتفاقات مهم دهه اخیر است. کار از خانه می‌تواند دشواری‌های زیادی داشته باشد، چراکه خانه توامان به جایی برای زندگی‌کردن، کار کردن، غذا خوردن و انجامِ وظایف بدل می‌شود. تعداد فزاینده‌ای از مردم امروزه از خانه کار می‌کنند، اما آنها اغلب به خاطر اتصال پیوسته از خانه به محل کار دچار اشتباه و مشکل می‌شوند. ارتباط با محل کار از خانه را می‌توان در همه جا برقرار کرد، اما نکته مهم اینجا است که باید بتوانید فضای کار و فضای خانه را از هم تفکیک کنید. این تفکیک می‌تواند به افزایش بهره‌وری شما یاری برساند. اگر سرمایه لازم برای اجاره یک دفتر کار یا کارگاه را ندارید، آنگاه می‌توانید از کافی‌شاپ‌ها، کتابخانه‌ها و پارک‌ها به عنوان جایگزین‌های مناسب سود ببرید. شما با این کار می‌توانید عملا هر دو زندگی تجاری و شخصی را از هم دور نگاه دارید و توامان از هر دو لذت نیز ببرید.
۱۰٫ هر پروژه وقت و حوصله زیادی می‌طلبد، پس آرام گام بردارید. بزرگ‌ترین مانع برای افزایش بهره‌وری را باید در انتظارات غیرواقعی یافت. از دست دادن واقع‌گرایی اغلب نتیجه این است که خودمان را به خاطر کمبود بهره‌وری لازم مقصر می‌دانیم. پس آیا باید مدتی به استراحت بروید؟ هرگز در پی آن نباشید که همه چیز را خیلی زود انجام دهید. خود را آماده انجام برخی بایدها نکنید. حتی وقتی وظایف شما بسیار حساس به نظر می‌رسند، تنها به خاطر داشته باشید که باید یک کار را در یک برهه انجام دهید.
نویسنده: ژاکوب‌هارپر
مترجم: سیمین راد
با خدمات آموزشی و مشاوره ای ما بیشتر آشنا شوید:
دوره تخصصی ۲ هفته ای مهارت های کسب و کار در کشور انگلیس SLS Specialist Language Services
دوره عالی مدیریت کسب و کار DBA Doctor of Business Administration
دوره مدیریت کسب و کار MBA Master of Business Administration
ارائه خدمات مشاوره ای در دو بخش مشاوره فردی و کسب و کار
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.
